Periyodik Kontrol Raporu Ne Kadar Süre Saklanır?
Saklama süresi sorusunun kısa cevabı "en az bir sonraki kontrole kadar" gibi görünüyor ama pratikte yeterli değil. Bir iş kazası incelemesinde ya da bir uygunsuzluğun ne zaman başladığını anlamakta kullanılan şey, geçmiş raporların tamamı.
- Bir sonraki kontrole kadar saklamak asgari; ekipman ömrü boyunca saklamak doğrusu.
- İş kazası incelemesinde geçmiş raporların tamamı istenebilir.
- Muayene kuruluşları kendi kalite sistemlerinin gerektirdiği süre boyunca saklar.
- Arşiv, raporun kendisi kadar onu doğrulayan kayıtları da kapsamalıdır.
"Rapor ne kadar saklanır" sorusu, aslında iki ayrı soruyu içeriyor: işletmenin ne kadar saklaması gerektiği ve kontrolü yapan kuruluşun ne kadar saklaması gerektiği. İkisinin süresi ve gerekçesi farklı.
İşletme tarafı
Asgari kural, ekipmanın periyodik kontrol raporunun bir sonraki kontrole kadar erişilebilir olması — yani denetim geldiğinde geçerli raporun gösterilebilmesi. Ama bu yalnızca asgari.
Pratikte geçmiş raporlar üç durumda isteniyor:
- İş kazası incelemesi. Ekipmanın kaza öncesindeki kontrol geçmişi inceleniyor; tek bir geçerli rapor yeterli olmuyor.
- Uygunsuzluğun geçmişi. Aynı uygunsuzluk tekrarlıyorsa ne zaman başladığı geçmiş raporlardan okunuyor.
- Ekipmanın devri ya da satışı. Alıcı ekipmanın kontrol geçmişini istiyor.
Bu üç durumun hiçbirinde "bir sonraki kontrole kadar" yeterli değil. Doğru ölçü, ekipmanın kullanım ömrü.
Muayene kuruluşu tarafı
Kontrolü yapan kuruluş için saklama, kendi kalite sisteminin bir gerekliliği. Akredite kuruluşlarda TS EN ISO/IEC 17020 kayıtların belirlenmiş bir süre boyunca saklanmasını ve bu sürenin kuruluşun kendi prosedüründe tanımlı olmasını istiyor.
Saklanan şey yalnızca rapor değil: raporu doğrulayan kayıtlar da arşivin parçası. Kontrolü yapan personelin o tarihteki yetki belgesi, kullanılan cihazın o tarihteki kalibrasyon sertifikası ve kullanılan form sürümü. Rapor tek başına saklandığında, beş yıl sonra o raporun geçerli koşullarda üretildiğini göstermek mümkün olmuyor.
Arşivin kapsaması gerekenler
| Kayıt | Neyi doğrular |
|---|---|
| Raporun kendisi | Tespitler ve sonuç kararı |
| Personel yetki belgesi (o tarihli) | Kontrolü yapanın yetkili olduğunu |
| Cihaz kalibrasyon sertifikası (o tarihli) | Ölçüm değerlerinin güvenilirliğini |
| Form sürümü | Yürürlükteki gerekliliklere uygunluğu |
| Revizyon geçmişi | Raporun sonradan değişip değişmediğini |
Bu beşlinin birlikte saklanması, denetimde sorulan "bu raporu kim, neyle, hangi kurala göre üretti" sorusunun tek cevabı. Kayıt zinciri konusu periyodik kontrol yazılımı rehberinde de ele alınıyor.
Kâğıt arşivin sınırı
Kâğıt arşivde iki sorun ölçekle birlikte büyüyor. Birincisi bulunabilirlik: belirli bir ekipmanın üç yıllık geçmişini bulmak, klasörler tarih sırasına göre dizildiğinde uzun sürüyor. İkincisi bütünlük: raporun yanına eklenmesi gereken kalibrasyon sertifikası başka bir klasörde duruyor ve zamanla ikisi arasındaki bağ kayboluyor.
Dijital arşivde bu iki sorun çözülüyor ama yenisi doğuyor: yedekleme. Yedeklenmemiş bir dijital arşiv, tek bir disk arızasıyla tamamen kaybolabiliyor — kâğıt arşivde böyle bir toptan kayıp riski yok.
Kayıtlar kimin?
Kuruluşun kendi ürettiği raporlar kuruluşun verisi. Bir yazılım kullanılıyorsa, kayıtların dışa aktarılabilir olması bu hakkın korunması anlamına geliyor: sistem değiştirildiğinde ya da hizmet sonlandığında arşiv kuruluşta kalmalı. Bu, yazılım seçerken sorulması gereken temel sorulardan biri.
Kaynak 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
Yayımlayan Bu rehberleri hazırlayan ekibi tanıyın
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır; hukuki görüş ya da teknik karar yerine geçmez. Mevzuat ve standart sürümleri değişebilir — uygulamadan önce yürürlükteki metinleri ve kuruluşunuzun akreditasyon kapsamını esas alın.