Periyodik Kontrol Raporunu Kim İmzalar?

İmza, raporun en az dikkat edilen ama denetimde en çok sorulan bölümü. Sorulan şey genellikle "imza var mı" değil, "bu imza kime ait ve o kişi o tarihte bu kontrolü yapmaya yetkili miydi".

Kontrolü yapan kişinin imzası

Bu imza zorunlu ve devredilemez. Kontrolü sahada fiilen yapan kişi, raporda beyan edilen tespitlerin sahibidir. Başka birinin onun yerine imzalaması — kıdemli bir mühendisin, teknik müdürün ya da kuruluş sahibinin — raporu geçersiz kılıyor.

İmzanın yanında üç bilgi bulunmalı: ad–soyad, meslek unvanı ve yetki belgesi bilgisi. Yalnızca imza ve kaşe, kimin imzaladığını okunur kılmıyor.

Hangi meslek grubunun hangi ekipmanı kontrol edebileceği ekipman türüne göre değişiyor; ayrıntısı periyodik kontrolü kimler yapabilir rehberinde.

Kuruluş kaşesi ve teknik sorumlu onayı

Kontrol bir muayene kuruluşu tarafından yapılıyorsa rapor kuruluşun kaşesini de taşıyor. Kaşe, kuruluşun rapora kurumsal olarak sahip çıktığını gösteriyor — ama kontrolü yapan kişinin imzasının yerine geçmiyor.

Akredite kuruluşlarda buna bir de teknik sorumlu onayı ekleniyor: raporun kuruluşun kendi kalite sistemine uygun üretildiğini gözden geçiren ikinci bir imza. Bu, teknik içeriğin yeniden yapılması anlamına gelmiyor; raporun bütünlük denetimi. Akreditasyonun bu tarafı ISO 17020 denetimine hazırlık rehberinde ele alınıyor.

İşveren imzası neyi ifade eder?

İşveren ya da işveren vekilinin imzası raporun teslim alındığını gösteriyor; içeriğini onayladığı anlamına gelmiyor. Tespit edilen uygunsuzluklara işveren katılmıyor olabilir — bu durumda rapor yine geçerli, itiraz ayrı bir süreç.

İşveren imzasının asıl işlevi zamanlamayı belgelemek: uygunsuzlukların işverene hangi tarihte bildirildiğini gösteriyor. Giderme süresi o tarihten işliyor.

İmza tarihi ile kontrol tarihi aynı olmalı mı?

Olması gerekmiyor ama aradaki fark makul olmalı. Sahada yapılan kontrol ile raporun düzenlenmesi arasında birkaç günlük fark normal. Aylar sonra imzalanmış bir rapor ise sorun: o süre içinde ekipmanın durumu değişmiş olabilir ve rapor artık o anı belgelemiyor.

İki tarih de rapora ayrı ayrı yazılmalı — kontrol tarihi ve düzenleme tarihi. Tek tarih yazan raporlarda hangisinin kastedildiği belirsiz kalıyor.

Elektronik imza

Nitelikli elektronik imza ıslak imzayla aynı hukuki sonucu doğuruyor. İzlenebilirlik açısından ek bir üstünlüğü de var: imzanın atıldığı an ve imzalanan içeriğin sonradan değişmediği gösterilebiliyor. Islak imzalı bir kâğıt raporda bu, ancak belgenin fiziksel muhafazasıyla sağlanabiliyor.

İmzalandıktan sonra düzeltme gerektiğinde ne yapılacağı ayrı bir konu ve rapor revizyonu rehberinde anlatılıyor: imzalı bir rapor silinmiyor, yeni sürüm üretiliyor ve ikisi arasındaki ilişki kayda geçiyor.

İmza eksikliği raporu geçersiz kılar mı?

Kontrolü yapan kişinin imzası yoksa evet — rapor beyanını kimin yaptığını göstermiyor. Diğer imzaların eksikliği duruma göre değerlendiriliyor. Raporu geçersiz kılan durumların tamamı raporu geçersiz kılan durumlar rehberinde toplanmış.