Kâğıt ve Excel'den Dijital Kayda Geçiş: Periyodik Kontrol İçin Adım Adım Plan
Periyodik kontrol kayıtlarının bir kısmı klasörde, bir kısmı Excel'de, bir kısmı da gönderilen dosyalarda duruyorsa dijital kayda geçişe elde ne olduğunu görerek başlanır. Bu rehber özellikle periyodik kontrol yapan kuruluşlar için yazıldı; kayıtları kendi içinde tutan işletmeler de envanter, tarih ve eski kayıt adımlarını izleyebilir. Altı adım şunlar: envanter, tarihler, rapor formu, yetki ve cihaz kayıtları, pilot ve eski arşiv.
- Geçiş, program seçmeden önce ekipman envanterini tek listede toplamakla başlar.
- Ekipman numarası ekipmana bağlanır; kontrol tarihleri periyot tablosundaki azami aralıktan türetilir.
- Rapor biçimi korunabilir ve raporda kontrolü yapanın EKİPNET numarası bulunmalıdır; yetki ve cihaz kayıtları ise muayene kuruluşunun kalite sistemi kayıt düzeninin parçasıdır.
- Tek ekipman türüyle pilot, eski kayıtların değişmeden saklanması ve kademeli aktarım pratik önerilerdir.
Altı adım sırayla izlenir. Mevzuattan gelen cümleler ilgili yazıya bağlıdır; uygulama önerileri Pratik öneri, mevzuat hükmü değil: ifadesiyle başlar.
Envanteri çıkarın
Marka ve model kimlik sayılmaz; aynı modelden birden fazla ekipman bulunabilir. Etiket yazısına göre ekipmanın üzerinde okunabilir bir seri numarası varsa kimlik odur, yoksa işletme numara verir. Bu ekipman numarası yere değil ekipmana bağlanır; ekipman taşınınca numara değişirse geçmiş raporlarla bağ kopar. Ayrıntı: periyodik kontrol etiketi ve ekipman kimliği.
Pratik öneri, mevzuat hükmü değil: Klasör ve Excel dosyalarındaki kayıtları tek bir ekipman envanteri altında toplayın; satırda numara, tür, bulunduğu yer ve son kontrol tarihi yer alsın. Bir ekipman birden fazla dosyada geçebilir; amaç her ekipmanın tek satırda, tek numarayla görünmesidir.
Tarihleri türetin
Sonraki kontrol tarihi ekipman türünün periyodundan çıkar. Periyot tablosu her ekipman türü için bir azami aralık verir: çoğu satırda 1 yıl, "standartlarda süre yoksa 1 yıl" satırlarında standart süre veriyorsa o süre, yapı iskelesinde 6 ay. Üç kaynaktan (imalatçı talimatı, standart, risk değerlendirmesi) biri daha kısa süre gerektiriyorsa o süre uygulanır. Ekipman türünüzün satırı periyot tablosunda.
Pratik öneri, mevzuat hükmü değil: Periyodu envanterde ayrı bir sütun yapıp sonraki tarihi formülle hesaplayın. Sürenin kontrol tarihinden mi rapor tarihinden mi başladığını kaynaklarımız belirtmiyor; yönetmelikten doğrulayıp seçtiğiniz kuralı yazılı tutun. Takvimin kurulması için saha planlama yazısına bakın.
Rapor formunu sabitleyin
Mevzuat tek bir sabit rapor formu dayatmıyor; içeriğin EK-III'e uygun olması bekleniyor. Kuruluşun kendi başlık düzeni, logosu ve terminolojisi korunabilir; Bakanlığın sabit format yayımladığı rapor türlerinde ise o format şeklen olduğu gibi korunur. Hangi alanların rapora girmesi gerektiği asgari bilgiler rehberinde; burada tekrarlanmıyor. Dosya biçimi için de ayrı bir zorunluluk yok, konu PDF mi dijital kayıt mı yazısında.
Pratik öneri, mevzuat hükmü değil: Mevcut formunuza bir kez son hâlini verin, sürüm numarası ve tarihi ekleyin; geçişten sonraki her rapor hangi sürümle üretildiğini göstersin.
Yetki ve cihazı bağlayın
Muayene kuruluşuysanız: saklama yazısına göre kuruluşta saklama kendi kalite sisteminin bir gerekliliğidir ve akredite kuruluşlarda TS EN ISO/IEC 17020 kayıt düzenine girer. Bu düzende rapor tek başına yetmez; kontrolü yapanın o tarihteki yetki belgesi ile cihazın o tarihteki kalibrasyon geçerliliği de arşivin parçasıdır. Bu kayıtların birlikte saklanması, denetimde sorulan "raporu kim, neyle üretti" sorusunun cevabıdır.
İmza rehberine göre raporu imzalayan kişi kontrolü sahada fiilen yapandır ve imza devredilemez; yanında ad-soyad, unvan ve yetki belgesi bilgisi bulunmalı, kontrol ve düzenleme tarihleri ayrı yazılmalıdır. Ayrıntı: raporu kim imzalar.
23 Aralık 2025 değişikliğinden beri raporda kontrolü yapan kişinin EKİPNET kayıt numarası bulunmalıdır; numarasız rapor biçim yönünden eksik sayılır. Ayrıntı: EKİPNET yazısı.
Pratik öneri, mevzuat hükmü değil: Muayene kuruluşuysanız kişi kaydına unvan, EKİPNET numarası ve belge tarihlerini, cihaz kaydına sertifika tarihlerini girin; rapor bunlara tarihiyle bağlansın.
Küçük başlayın
Pratik öneri, mevzuat hükmü değil: Tek bir ekipman türüyle ya da tek bir şubeyle başlayın; envanter, tarih ve rapor alanlarındaki eksikler az sayıda kayıtta görünür. Pilot bitince eksik kalan alanları not edip asıl geçişten önce şablonu düzeltin. Araç seçerken yazılım düşünüyorsanız periyodik kontrol yazılımı sayfasına bakabilirsiniz.
Pratik öneri, mevzuat hükmü değil: Eski ve yeni düzeni kısa süre paralel yürütüp aynı ekipmanın iki kayıtta aynı numara ve tarihi taşıdığını karşılaştırın. Paralel dönemin süresini kuruluş belirler; kaynaklarımızda bir süre yok. Bu dönemde gelen raporlar için teslim alırken bakılacaklar yazısı kullanılabilir.
Eski kayıtları ele alın
Saklama yazısının işletme bölümüne göre geçerli raporun bir sonraki kontrole kadar erişilebilir olması asgaridir, doğru ölçü ise ekipmanın kullanım ömrüdür; yazıda gün ya da yıl olarak bir süre verilmiyor, burada da verilmiyor. Muayene kuruluşunun arşivi raporla bitmez: yetki belgesi, kalibrasyon sertifikası, form sürümü ve revizyon geçmişi de kuruluşun kalite sistemi kapsamında saklanır. Kâğıt arşivde bulunabilirlik ve bütünlük, dijital arşivde yedekleme sorun çıkarır. Ayrıntı: saklama rehberi.
Pratik öneri, mevzuat hükmü değil: Önce kullanımdaki ekipmanların son raporlarını ve bağlı belgelerini aktarın, gerisini düzenli bir arşiv olarak saklayın. Aktarılan ya da taranan kayıtları değiştirmeyin; düzeltme gerekirse eskisini bozmadan yeni kayıt açın. Taramadan sonra kâğıt aslın atılıp atılamayacağı kaynaklarımızda yok; yönetmeliğe bakın.
Geçişte takılabilecek yerler
Pratik öneri, mevzuat hükmü değil: Aşağıdakiler olası takılma noktalarıdır.
- Aynı ekipman farklı adlarla kayıtlı olabilir ("Forklift 2", "F-02"); numarayı esas alıp eski adları not edin.
- Tarihler farklı biçimlerde yazılmış olabilir; aktarmadan önce tek biçime çevirin, belirsizleri kaynak rapordan doğrulayın.
- Seri numarası eksik olabilir; boş bırakmak yerine işletme numarası verin.
- Bakım servisinin formu kontrol raporu gibi dosyalanmış olabilir; ayrımı bakım formu yazısı anlatıyor.
- Excel'deki "sonraki kontrol" sütunu elle yazılmış olabilir; periyoda göre yeniden hesaplayıp farkları inceleyin.
Kaynak İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği (EK-III)
Yayımlayan Bu rehberleri hazırlayan ekibi tanıyın
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır; hukuki görüş ya da teknik karar yerine geçmez. Mevzuat ve standart sürümleri değişebilir — uygulamadan önce yürürlükteki metinleri ve kuruluşunuzun akreditasyon kapsamını esas alın.
