İSG-KATİP Sözleşmesi Olmadan Yapılan Periyodik Kontrol Geçerli mi?
Muayene kuruluşlarının sıkça karıştırdığı iki ayrı konu var: raporun formatının mevzuata uygunluğu ve hizmetin sözleşmeye dayanması. Bunlar birbirinden bağımsız iki yükümlülüktür; biri sağlanıp diğeri sağlanmadığında iş tamamlanmış sayılmaz. Şablonunuz kusursuz olabilir, ölçümünüz doğru olabilir — sözleşme tarafı eksikse rapor tartışmaya açıktır.
- İSG-KATİP rapor değil sözleşme sistemidir; rapor formatı tamamen ayrı bir yükümlülüktür.
- Sözleşmenin kontrol tarihinden önce kurulmuş olması beklenir; denetimde ilk bakılan bu iki tarihtir.
- Tarih doğru olsa bile sözleşme kapsamı ile yapılan iş örtüşmelidir.
- Kontrolü iş emri açılışına gömmek, sonradan düzeltmeye çalışmaktan çok daha ucuzdur.
İSG-KATİP ne yapar, ne yapmaz
İSG-KATİP, iş sağlığı ve güvenliği hizmetlerine ilişkin sözleşmelerin kaydedildiği sistemdir. Rapor içeriğiyle ilgilenmez; hizmetin kim tarafından, hangi işyerine, hangi tarihten itibaren verildiğini kayıt altına alır.
Yani sistemin sizden beklediği şey rapor yüklemek değil, hizmet ilişkisinin kayıtlı olmasıdır. Rapor formatı tamamen ayrı bir konudur ve İSGÜM tarafından yayımlanan formatlara tabidir.
Bu ayrımı netleştirmek pratikte işe yarar: bir kuruluş "İSG-KATİP'e uygun rapor" diye bir şey aramamalıdır, çünkü öyle bir kavram yoktur. Aranması gereken iki ayrı şeydir — sözleşmenin kurulmuş olması ve raporun doğru formatta üretilmiş olması.
Tarih sırası neden kritik
Bir hizmetin sözleşmeye dayandığını söyleyebilmek için sözleşmenin hizmetten önce kurulmuş olması gerekir. Kontrol 4 Temmuz'da yapılmış, sözleşme 18 Temmuz'da kurulmuşsa, o kontrolün sözleşme kapsamında yapıldığını savunmak zorlaşır.
Bu ayrıntı sahada kolayca gözden kaçar. Müşteri acele eder, ekip sahaya çıkar, sözleşme evrak işi olarak sonraya bırakılır. Denetimde ise ilk karşılaştırılan iki tarih tam olarak bunlardır ve karşılaştırma otomatiktir — kimse metni okumaya gerek duymaz, iki tarihe bakar.
Sıralamanın bozulması ayrıca zincirleme etki yaratır. Sözleşmesiz yapılan kontrolün raporu kesilmiş, müşteriye teslim edilmiş, belki de bir üçüncü tarafa sunulmuş olur. Geriye dönük düzeltmek çoğu zaman mümkün değildir.
Sözleşme kapsamı ile yapılan iş örtüşmüyorsa
Tarih sırası doğru olsa bile ikinci bir uyum sorunu çıkabilir: sözleşme belirli bir kapsam için kurulmuşken sahada kapsam dışında bir ekipmana da kontrol yapılmıştır.
Bu genellikle iyi niyetle olur — ekip zaten sahadadır, müşteri "şuna da bakıver" der. Kayıt tarafında ise sözleşmede olmayan bir hizmet verilmiş görünür. Kapsam genişletildiğinde sözleşmenin de güncellenmesi gerekir.
Pratikte nasıl kontrol altına alınır
Bu riski ortadan kaldırmanın yolu, kontrolü süreç içine gömmektir. İş emri açılırken sözleşmenin varlığı ve tarihi otomatik sorgulanırsa, sözleşmesiz iş açmak istisna hâline gelir ve istisna her seferinde görünür olur.
- Sözleşme ve atama verisini İSG-KATİP'ten toplu olarak sisteme aktarın
- İş emri açılırken sözleşme tarihini planlanan kontrol tarihiyle karşılaştırın
- Sözleşme yoksa ya da tarih uygun değilse iş emrini uyarı ile işaretleyin
- Sözleşme kapsamı ile iş emrindeki ekipman listesini eşleştirin
- Sözleşme numarasını rapora basın — denetimde eşleştirme kolaylaşır
- Mükerrer giriş yapmayın; aynı veriyi iki yerde tutmak er ya da geç tutarsızlaşır
Sözleşme sonradan kurulursa ne yapmalı
Hata olmuşsa yapılacak şey, kaydı gerçek hâliyle bırakıp durumu açıklamaktır. Gerçek tarihler durmalı; sapmanın nasıl oluştuğu, hangi düzeltici işlemin yapıldığı ve tekrarını önlemek için ne değiştirildiği yazılmalıdır.
Uygunsuzluğun kendi kayıtlarınızda görünmesi, denetim açısından olumsuz değil olumlu bir sinyaldir: kuruluşun kendi hatasını tespit edip yönettiğini gösterir. Gizlenen ve sonradan bulunan bir sapma ise sistemin çalışmadığını gösterir.
Kaynak 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
Yayımlayan Mevzuat rehberlerini kimin hazırladığını görün
Bu gereklilikleri karşılayan hazır şablonlar
Yukarıda anlatılan kayıtlar Düzlem'de kurulu gelen şablonlarla üretiliyor. Şablonlar mevzuat değiştiğinde güncelleniyor; kurumsal formatınız korunuyor.
- Elektrik İç Tesisatı Gözle Kontrol ve Fonksiyon Testleri 110 kontrol maddesi · 9 bölüm
- Forklift 59 kontrol maddesi · 8 bölüm
Bu şablonların ürettiği örnek raporlara bakın ya da kendi kurumsal formatınızla görün.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır; hukuki görüş ya da teknik karar yerine geçmez. Mevzuat ve standart sürümleri değişebilir — uygulamadan önce yürürlükteki metinleri ve kuruluşunuzun akreditasyon kapsamını esas alın.
