Periyodik Kontrol Raporunda Bulunması Gereken Asgari Bilgiler
Rapor, yapılan işin tek kalıcı çıktısıdır. Sahada geçirilen saatler, yapılan ölçümler ve verilen kararlar geriye yalnızca bu belge olarak kalır. Üzerinde eksik olan her bilgi, ileride cevaplanamayacak bir soru anlamına gelir. İyi bir rapor, kendisine sonradan sorulacak soruları önceden cevaplar.
- Rapor, kendisine sonradan sorulacak soruları önceden cevaplayacak şekilde kurgulanmalıdır.
- Ölçüm değeri kadar, karşılaştırıldığı sınır değer ve karar gerekçesi de yazılmalıdır.
- Kontrol edilemeyen kısımlar yazılmalıdır; sessizlik kontrol edildiği izlenimi verir.
- Ekipmana kalıcı kimlik vermek, raporları birbirine bağlayan en pratik yöntemdir.
Kuruluş ve rapor kimliği
Kontrolü yapan kuruluşun kimliği, rapor numarası, düzenlenme tarihi ve varsa revizyon numarası raporun kimliğidir. Rapor numarası benzersiz olmalı ve aynı numara farklı içerikle iki kez kullanılmamalıdır.
Akredite kuruluşlarda akreditasyon bilgisinin nasıl gösterileceği ayrıca kurallıdır. Akreditasyon kapsamı dışındaki bir hizmette akreditasyon işaretinin kullanılması, sıkça karşılaşılan ve ciddi sonuç doğuran bir uygunsuzluktur.
İşyeri ve ekipman bilgileri
Kontrolün yapıldığı işyeri, lokasyon ve ekipmanın tanımlanabilir bilgileri bulunmalıdır. Ekipman için marka, model, seri numarası, imal yılı ve kapasite gibi bilgiler "hangi ekipman" sorusunu tartışmasız hâle getirir.
Bu özellikle aynı işyerinde birden fazla benzer ekipman olduğunda kritiktir. "3 numaralı kompresör" ifadesi, işyeri numaralandırmayı değiştirdiğinde anlamsızlaşır; seri numarası ise değişmez.
Ekipmana kalıcı bir kimlik verilmişse — örneğin bir QR etiketi — bu kimliğin de raporda yer alması, geçmiş raporlarla bağ kurmayı kolaylaştırır ve bir sonraki kontrolde doğru geçmişe ulaşılmasını sağlar.
Kontrol koşulları ve yöntem
Kontrol tarihi, uygulanan yöntem ve dayanılan standart/mevzuat referansları yazılmalıdır. Ölçüm yapılmışsa kullanılan cihazların kimliği ve kalibrasyon durumu rapora bağlanmalıdır.
Ölçüm koşulları da bazı kontrollerde belirleyicidir. Toprak özdirenci nem oranına göre değişir, bazı testler sıcaklıktan etkilenir. Koşulların yazılması, ileride yapılacak karşılaştırmaları anlamlı kılar.
Kontrolün kapsamı ve varsa kapsam dışı bırakılan kısımlar da belirtilmelidir. Erişilemeyen bir bölüm nedeniyle muayene edilemeyen bir kısım varsa bu raporda görünmelidir; sessiz kalmak, o kısmın kontrol edildiği izlenimi verir.
Bulgular ve karar
Ölçülen değerler, karşılaştırıldıkları sınır değerler ve varılan sonuç açıkça yer almalıdır. "Uygun" ya da "uygun değil" kararının hangi kritere dayandığı okunabilir olmalıdır.
- Tespit edilen kusurlar ve ağırlık dereceleri
- Kusurların giderilmesi için öneriler ve süre
- Bir sonraki kontrol tarihi
- Varsa kullanım kısıtı ya da derhal durdurma kararı
- Kontrol edilemeyen kısımlar ve gerekçesi
Kontrolü yapan ve imza
Kontrolü yapan kişinin adı, unvanı ve yetki bilgisi ile imzası bulunmalıdır. Rapor ayrı bir kişi tarafından gözden geçirilip onaylanıyorsa o da görünmelidir.
Elektronik imza kullanılıyorsa imzanın PDF içine gömülü olması, raporun sistemden bağımsız olarak da doğrulanabilmesini sağlar. Bu, kuruluş yazılım değiştirse ya da hizmet sonlansa bile geçmiş raporların geçerli kalmasını güvence altına alır.
Raporun teslimi ve saklanması
Raporun kime, ne zaman ve hangi yolla teslim edildiği kayıtlı olmalıdır. Teslim kaydı olmayan bir rapor için "müşteriye verildi" iddiası doğrulanamaz.
Saklama süresi ve saklama biçimi de tanımlı olmalıdır. Arşivin aranabilir olması pratik bir gerekliliktir: üç yıl önceki bir raporu bulmak saatler alıyorsa, denetimde ve müşteri talebinde aynı sorun her seferinde tekrar eder.
Kaynak İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği (EK-III)
Yayımlayan Bu rehberleri hazırlayan ekibi tanıyın
Bu gereklilikleri karşılayan hazır şablonlar
Yukarıda anlatılan kayıtlar Düzlem'de kurulu gelen şablonlarla üretiliyor. Şablonlar mevzuat değiştiğinde güncelleniyor; kurumsal formatınız korunuyor.
- Elektrik İç Tesisatı Gözle Kontrol ve Fonksiyon Testleri 110 kontrol maddesi · 9 bölüm
- Alçak Gerilim Topraklama Tesisatı 62 kontrol maddesi · 8 bölüm
Bu şablonların ürettiği örnek raporlara bakın ya da kendi kurumsal formatınızla görün.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır; hukuki görüş ya da teknik karar yerine geçmez. Mevzuat ve standart sürümleri değişebilir — uygulamadan önce yürürlükteki metinleri ve kuruluşunuzun akreditasyon kapsamını esas alın.
